2016-12-11 iThome 文/羅正漢
新版Team+開始整合視訊會議應用,強化即時通訊能力
以Team+打進企業通訊協作的互動資通,新推7.5版,最大特色就是增加了視訊會議的功能,讓這套以團隊協作、工作管理、即時通訊為主的企業協作平臺,也能召開視訊會議,提供多方視訊與螢幕共享的能力。

這是因為Team+與雲端視訊服務公司Zoom合作,因此在Team+的App內,直接內建Zoom視訊會議功能,透過Team+使用者帳號就能隨時召開視訊會議。
在Team+的Web版介面,主要功能列表集中在左側邊欄,它的使用者與管理者介面風格一致,具管理者身分的使用者登入時,左側功能列最下方可看到「企業管理」選項,便能管理連絡人與檢視報表。
內建視訊會議與排程功能,最多可召開50方式多人會議

在即時通訊功能方面,加入視訊會議功能,是Team+ 7.5版的最大賣點。過去,Team+在文字交談功能上,已經設計了已讀、未讀清單的檢視功能,可幫助使用者掌握讀訊狀況之外,在7.0版後,增加了VoIP免費語音通話功能,7.5版則是加入視訊會議功能,提供最多支援50方視訊通話能力,這顯然補強了這款企業協作平臺的即時通訊能力。

因此,使用者透過行動裝置操作時,在Team+ App上選擇企業聯絡人後,就可以像時下即時通訊軟體一般,隨時撥打VoIP免費語音電話,就連發起多方視訊會議也沒問題,當視訊會議進行時,使用者也能以手指左右滑動螢幕,切換視訊的版面配置。

不過,要注意的是,在Web介面上啟動視訊會議功能時,系統會彈跳出提示頁面,引導使用者安裝Zoom軟體視訊會議的應用程式,若是之前安裝過就能直接啟用。

基本上,透過Team+企業帳號,不論是Team+手機或Web介面,都可使用與Zoom相同的視訊會議功能,像是共享螢幕、會議控制操作等,讓這個協作平臺的即時溝通性更便捷。更重要的是,Team+介面本身提供了會議邀請機制,可預先設定會議名稱、會議成員,以及開始時間與會議時間,當會議時間一到,Team+就會自動跳出會議通話,使用者只要按下綠色通話鍵,就能加入視訊會議。這裡最大支援召開50方的線上會議,不像免費視訊服務大多僅提供25人以下,算是具有一定的水準。

更特別之處在於,當Team+企業成員帳號在Web與App上同時登入時,同一帳號的不同裝置也都能夠加入同一場會議中,提供更多視訊上的彈性,這相當特別,像是以PC顯示使用者視訊頭像,手機則當成實物投影用。不像普遍視訊應用,一個帳號只能從一臺裝置上接聽視訊會議。

另外,在7.0版的手機App上,開始提供防止文字拷貝的機制,避免使用者太過容易地將工作交談的文字訊息,以複製方式貼到其他App上傳出。雖然App本身沒有防手機截圖與螢幕浮水印功能,但總是多一道關卡。

而在7.5版本上,即時通訊功能上也有些小改進,像是交談群組可放置頂區域與訊息轉發功能,這些在Line等消費級即時通訊系統上的常見功能,Team+跟進推出也不錯。另外,在App既有的分享位置功能上,新版也加入更多定位資訊,像是我們發送定位資訊後,對方檢視定位圖片時,同時還會顯示定位時間與地圖來源,對於外派小組成員的任務回報,提供更完整的定位資訊。

可設定視訊會議排程,通知與會人員容易

Team+ 7.5版新增視訊會議功能,透過系統平臺即可設置視訊會議時間與成員,當會議時間一到,Team+的App與網頁介面都會跳出會議通話,使用者只要按下綠色通話鍵就能加入。不過Web介面需額外搭配Zoom的PC端程式。

使用者可直接撥打網路電話,開視訊會議

新版Team+在手機App上,已經提供VoIP免費語音通話的選項,以及50方的視訊會議功能。我們實際召開一場3方視訊會議,在4G連線情況下,都很順暢。

增加歷史團隊的檢視機制,方便舊項目內容的查詢

提供以事為導向的團隊互動應用,是Team+這款工具的一大特色,讓企業成員可自行依照部門或專案性質建立團隊空間(Teams),提供類似Facebook社團的貼文機制,但多了檔案管理、工作指派的應用,針對每則貼文也能查看已讀成員、設定提醒通知,工作相關應用豐富。在7.5版當中,又增加了一個小功能,就是讓使用者更方便檢視結案的團隊記錄。

過去在團隊互動功能使用上,雖然團隊管理者能夠在專案活動結束後,關閉團隊項目,簡化活動中團隊的管理。這次變動看似不大,只是在團隊介面上新增「已關閉團隊」的選項,但對於有檢視舊資料需求的使用者來說,也算是提供一定的方便性。

聯絡人管理更細膩,開始納入角色管理機制

在後臺管理介面上,7.5版與去年我們介紹的Team+(4.0版)相比,新版聯絡人管理機制其實也有一些細膩的變化,不只是既有的貼文權限、成員類型、使用狀態與App是否安裝等管理機制,在7.0版時也加入了多層級角色管理機制,增加管控彈性。

現階段普遍的企業即時通訊工具,對於企業聯絡人的管理,並沒有特別的作法,大多是讓使用者以搜尋方式,就找到其他企業成員並通訊。

而Team+現在多了企業角色機制,可允許管理者任意建立新角色,並一一設定角色彼此間的聯絡人邀請方式,相當特別,像是能設定「部門成員」的角色,無法透過聯絡人搜尋找到「董事成員」,以及無法將「高階主管」加入聯絡人清單。

這裡的設定方式也很簡單,舉例來說,像是我們任意新增「業務部門成員」此一角色後,之後再新增「業務主管」的新角色時,可將雙向關係都設定為無須邀請。也就是在企業通訊錄搜尋到同部門成員時,雙方都可直接將對方加為聯絡人並傳訊;若是不同部門單位成員,則可設定為需邀請,也就是在企業通訊錄搜尋到其他部門成員時,需經過對方確認邀請的動作,才能新增為聯絡人並傳訊。

由於每次增加新角色時,都能夠設定與每個既有角色的雙向關係,雖然隨著角色越多設定也繁瑣,但這樣的設定方式也不會有設定衝突的問題發生,對於大型企業組織與嚴謹的企業環境管理來說,提供聯絡人管理上的彈性。

而且,現在的企業管理介面也比以前豐富,在企業帳號、公告與訊息情報管理之外,還具備空間使用量報表與系統統計報表等項目。另外,原廠也表示,平臺本身還設計了裝置驗證的機制,也就是當用戶使用不同裝置登入Team+時,需要驗證的動作。
具有獨特且細膩的多層級角色管理機制

在Team+管理者介面上,平臺本身加入了企業角色管理機制,可依據角色關係制訂聯絡人邀請原則,提供無須邀請、需邀請、不可邀請與隱藏受邀者的選項,對於大型企業組織管理更為友善。

原文連結 iThome電腦週報

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